Cuándo conviene revisar la agenda
Si las citas llegan por distintos canales, el control del formulario de reservas puede cubrir solo una parte del proceso. Una cita añadida a mano o desde otra herramienta también ocupa tiempo. Revisar el calendario común permite encontrar coincidencias entre esas entradas.
La plantilla está pensada para la agenda de una persona o de un único recurso reservable: por ejemplo, una cabina o una sala. Lee las citas con hora de los próximos días, compara sus intervalos y prepara un resumen. El destinatario decide qué cita revisar y cómo resolverlo.
Qué muestra el ejemplo
El ejemplo usa cinco eventos ficticios. Tres son citas ocupadas; los otros dos están cancelados o marcados como libres. Una cita de 10:00 a 11:00 y otra de 10:30 a 11:30 coinciden entre las 10:30 y las 11:00. El informe identifica ese par y el tramo compartido.
Dos citas consecutivas que terminan y empiezan a la misma hora son compatibles. El análisis compara instantes absolutos y presenta las horas en la zona elegida, Europe/Madrid por defecto.
Hemos importado y ejecutado esta demostración en n8n 2.41.6. También hemos comprobado quince casos de análisis, entre ellos cambios de hora, citas consecutivas, eventos repetidos y fechas no válidas. Esta prueba utiliza datos ficticios; la conexión a cada cuenta de Google se comprueba al configurar su uso real.
Cómo probarla antes de conectar tu agenda
En el editor de n8n, abre el menú de tres puntos y elige Import from File para cargar el archivo. La plantilla se entrega inactiva y con demo_mode activado. Ejecuta Run a manual check y abre Inspect the audit result: verás tres citas comprobadas y un cruce, sin conectar Google ni enviar correos.
Los nodos tienen nombres descriptivos y notas con las instrucciones. La configuración editable está reunida en Configure calendar and report. Así puedes localizar la agenda, el destinatario y el período de revisión antes de activar nada.
Cómo usarla con tus citas
Conecta las credenciales de Google Calendar y Gmail en sus respectivos nodos. En Configure calendar and report, indica el calendario y un correo interno que tenga permiso para recibir los títulos de las citas. Elige la zona horaria y cuántos días quieres revisar; la configuración inicial mira los próximos siete.
Desactiva demo_mode y realiza una comprobación manual. Revisa los eventos recibidos y el informe antes de activar el workflow. El disparador está preparado para una revisión diaria a las 08:00; ajusta su horario y la zona horaria del workflow a tu negocio.
El correo sale cuando se detecta un cruce o una fecha con hora que no se ha podido comprobar. Si no hay nada que revisar, el resultado queda en la ejecución. Un cruce sin resolver puede volver a aparecer en el informe del día siguiente.
¿Evita que se creen reservas duplicadas?
Revisa citas que ya existen y avisa de las coincidencias. Para impedir una reserva antes de confirmarla hay que comprobar la disponibilidad dentro del proceso de alta y tratar las peticiones simultáneas. Son intervenciones distintas. Esta plantilla deja las citas intactas y no contacta con sus asistentes.
Excluye eventos de día completo, citas canceladas, eventos marcados como libres e invitaciones rechazadas por el propio usuario. Una agenda compartida entre varias personas puede tener coincidencias intencionadas; en ese caso hay que definir recursos y capacidad antes de adaptar el análisis.
¿Qué necesitas y dónde se ejecuta?
La descarga de la plantilla es gratuita y no exige dejar el correo. Puedes ejecutarla con n8n Community Edition en tu ordenador o servidor sin pagar una suscripción a n8n. n8n Cloud ofrece alojamiento con prueba temporal y planes de pago. Para el uso real necesitas Google Calendar y Gmail; el alojamiento y los servicios externos pueden tener costes propios.
La ejecución se hace en la instancia que configures. Webs del Camp no recibe tu agenda al descargar el archivo. El informe incluye los títulos de las citas, por lo que debes elegir un destinatario autorizado. Las credenciales se conectan en n8n y no forman parte del archivo descargable.
Si necesitas conectar reservas, llamadas, consultas fuera de horario u otras herramientas, prepara el recorrido actual y qué resultado debe producir. Podemos valorar esa adaptación con un alcance concreto.
